调度策略,费用和条件

政策和费用

预订

  1. 事件和需要设置或餐饮需要会议提前预定至少两周。您提交申请越早,就越有可能将被安置。
  2. 不需要安装或餐饮会议应在要求的时间之前,不晚于七天预定,但两个星期的通知是首选。

可用性

  1. 365篮球比分网址多少的空间的可用性无法保证。请在相应的建筑 哈特威克在线日历 空间的可用性。
  2. 虽然空间可以在在线日历显示可用,可用性无法保证,由于未决保留。
  3. 所有教室都是上午9时至下午5时,周一之间无法到星期五,而类是在会话。教室,只能在休息和周末和下午5点之后保留平日里,而学校在会议上。所有其他时间都是通过注册处预订。

需要调度信息

  • 类型和用于在日历显示事件的标题。
  • 集团主办的事件。
  • 房间/空间,你想储备。
  • 的第二选择位置的情况下,第一个是不可用的。
  • 您的活动/会议的日期和时间。
  • 你多少会设置和清理时需要。
  • 大约有多少人将出席。
  • 你的事件是否需要餐饮服务。请注意:虽然调度办公室需要知道,如果你的事件需要的食物,你还需要将所有食物与餐饮办公室。
  • 安装需求,包括房间的设置和任何音频/视觉要求。
  • 针对校园群体,您的帐号。
  • 非校园资助的团体,你就需要责任的证书。

事情调度前要考虑的

  • 所期望的空间/间的容量。
  • 导致时间的推广,4-6周(E-塔倍,请柬,报纸报道/广告)。
  • 交货时间为餐饮,娱乐设施,AV,和相关部门。

其他考虑因素

  • 餐饮请求(午餐,酒会,咖啡设置,零食等)应直接与餐饮经理607-431-4334进行。
  • 餐确认应作出10天到两周的事件之前,确保爱玛客,需要的所有成分。
  • 如果你计划需要一顿饭一个事件,你必须考虑在杜瓦工会客房第一(法林顿和chesebro),因为这些是最适合于饭前服。
  • 视听服务可以通过调度办公室安排。可以肯定的调度,即使你将与媒体服务部直接联系您的空间时,包括该信息。 AV服务包括投影仪,屏幕,数据投影机PowerPoint演示,电视,录像机,DVD,CD播放机,扬声器和麦克风。 AV不提供笔记本电脑。您必须提供自己的笔记本电脑或您的扬声器/演示需要带上一个。
  • 虽然我们尽量满足所有房间的请求,如果您安排了一个会议或活动,不需要餐饮杜瓦工会房间,你可能会问,如果需要餐饮服务房间移动到另一个房间。
  • 教室都安排由注册办公室使用的时候类在会议前 下午5时 在工作日。
  • 请尽量以提前为您的调度需求计划,以免向隅。大部分房间被安排先来/先服务的基础上,与许多组织和委员会,每周,每两周或每月的基础上迎接夏天整个即将到来的学年期间保留他们的会议空间。同时,有一个一年一度的活动组织将每年安排提前针对该事件的空间。预订活动,只要你知道任何的会议/活动的日期和时间。

租赁费

  • 校内组织不充电使用的房间,也不会收取加价的爱玛客的价格覆盖了学院的费用(主要是关于清洁)的费用为房间使用的一部分。
  • 校外组织都需要支付一定的费用的房间内使用。此费用主要存在覆盖保持空间,包括公用事业和清洁的大学费用的目的。
  • 当爱玛客提供了外部组织主办的活动餐饮服务支持,18%的附加费将被添加到该法案,以支付上述费用,并没有单独的房间租赁费将被收取。在最小的餐饮服务支持外部组织的要求,和18%的附加费小于房间租赁费的情况下,附加费将被淘汰和应用室租赁费。任何365篮球比分网址多少办公室请求费免收外部机构将要提供一个账号,并承担费用的责任。
  • 椅子,特殊的音频/视频设备等任何额外的费用将直接由主办单位与18%服务费,如果组是在校外有偿,无论是内部还是外部,或计入组织,由爱玛客。

房价,存款和付款方式。

  • Rental fees apply to all non-campus sponsored organizations; please contact the Coordinator of Campus Rentals & Events to discuss availability and pricing at specialevents@hartwick.edu 或点击 这里
  • A deposit of 50% applies to all non-campus sponsored events. Payments will be determined by the Coordinator of Campus Rentals & Event.
  • Please make checks payable to “365篮球比分网址多少”. Mail to: Coordinator of Campus Rentals & Events, c/o The President’s Office, One Hartwick Drive, Oneonta NY 13820.

使用条件

建立和清除

  • 根据工作秩序,必须至少有两个星期前的事件提交给调度办公设施的工作人员将预先订的房间。
  • 用户负责设施的清理工作。如果重新排列家具或装饰,它是你的责任,清理和房间恢复到原来的设置。这必须保留出租的时间内完成。
  • 可以肯定的安排您的活动时留下足够的时间进行设置和清理。这包括装饰。

租赁协议和保险

  • 所有非校园组织必须签署一份租赁协议,并在活动之前提供责任的证书。
  • 假设所有的校内组织将通过这些政策的遵守并尊重他们预留空间(S)。

媒体设备

  • 组必须提供经过培训的人员来运行的空间提供任何媒体设备。人员的审批必须由相应的部门进行,并支付额外费用可以充电为掩护劳动的媒体租金。请来电咨询。 
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